Pourquoi l’Etat du Michigan a-t'il lancé un projet BI, et comment celui-ci a-t-il évolué ?
L’Etat du Michigan a d’abord investi dans une Solution d’Informatique Décisionnelle (SID) basée sur un entrepôt de données fourni par Bull Services en 1994 – lors des débuts de l’Informatique Décisionnelle – pour aider à la gestion du programme Medicaid (qui fournit les services de santé aux plus démunis). Comme la réglementation et les conditions de remboursement de Medicaid se complexifiaient, le Michigan a mis en place un entrepôt de données pour suivre les demandes de remboursement afin d’améliorer la qualité des soins mais aussi pour détecter les paiements injustifiés, les excès et la fraude. La solution a évolué cette dernière décennie en fonction des besoins du Michigan.
Très vite, l’entrepôt de données a donné au Département de Santé Publique les moyens de procéder à des analyses en profondeur sur le programme Medicaid, en réduisant le délai de réponse aux analystes de 1-3 semaines à 10-60 minutes. Les fonctionnaires ont pu accéder directement aux données des ordinateurs centraux et les mettre dans les tableurs de leur PC pour des analyses rapides et complètes.
Un an après sa mise en service, toutes les possibilités de la solution BI ont été rapidement mises à l’épreuve quand, en 1995, le Michigan a été étudié et évalué par le CDC (Center for Disease Control and Prevention) pour ses performances concernant les vaccinations infantiles. La dernière place au niveau national obtenu par le Michigan a provoqué un sursaut chez les fonctionnaires du DCH qui ont appelé à un effort commun pour faire face à cet important enjeu. Une partie de cette initiative globale pour améliorer le taux de vaccination infantile a été l’exploration des capacités de l’entrepôt de données à fournir des informations importantes sur ce sujet. L’entrepôt de données a non seulement indiqué au DCH la situation de la vaccination infantile comté par comté ,il a aussi fourni rapidement les données nécessaires pour avertir au moment opportun les parents et les professionnels de santé du calendrier des vaccinations. L’entrepôt de données a été un des nombreux facteurs qui ont aidé le Michigan à dépasser la moyenne nationale en taux de vaccination infantile en moins de deux ans, et à finir premier au niveau national en 2000.
Depuis lors, la solution BI du Michigan s’est encore améliorée pour fournir des services sur la qualité des soins, aidant l’Etat à vérifier le respect des normes par les fournisseurs, à gérer les contrats, à analyser et mesurer l’efficacité des programmes, et à évaluer l’exécution des plans. Aujourd’hui, la solution BI, dont l’entrepôt de données est la clef de voûte, est entrée dans une phase « entreprise » et non plus « département ». Le Michigan, en collaboration avec Bull Services, rassemble dans cet entrepôt les données provenant de 21 agences travaillant dans le domaine de la santé, offrant ainsi un environnement unique et intégré.
Parmi les 1.4 millions de « clients » du DCH, beaucoup sont inscrits dans plusieurs programmes financés par ce département. Auparavant, avant ce projet d’intégration des données, il était pratiquement impossible pour une agence de connaître et de suivre les services et les coûts associés à une personne, provenant d’autres agences. Maintenant, l’entrepôt de données aide le DCH à lutter contre les fraudes et les excès, faire des analyses de données plus pointues, interpréter des situations-types, déterminer quels programmes sont les plus rentables, réduire le coût total pour les contribuables, et prédire pour les années à venir quels sont les besoins et les priorités en santé publique.
L’entrepôt de données contient maintenant bien plus que les données sur la santé. Il est en train de devenir une vraie solution d’entreprise à l’échelle de l’Etat, le meilleur exemple dans le pays, qui rassemble des données du Département des Affaires Sociales (DHS, fournit une assistance financière et alimentaire aux plus nécessiteux), les Département du Trésor, des Tribunaux, de l’Administration Pénitentiaire et du Chômage. Plus de 9000 employés de l’Etat du Michigan utilisent maintenant l’entrepôt de données de la Solution d’Informatique Décisionnelle pour accomplir leur travail. Aucun autre Etat ne partage les données et les informations aussi aisément afin de fournir un meilleur service aux citoyens et de réduire les coûts supportés par les contribuables.

Quelle stratégie a été mise en place par l’Etat pour atteindre ses objectifs ?
Le Michigan a pris conscience de plusieurs facteurs importants très tôt dans la construction de sa solution BI. Par exemple, l’Etat a vu qu’il en tirerait davantage de bénéfice – pour les finances et pour les programmes – si on ajoute davantage de données et d’utilisateurs. Il était donc impératif de mettre en œuvre une première architecture ouverte, flexible et non-propriétaire, afin de fournir des données de la meilleure qualité possible, d’offrir la capacité d’ajouter rapidement des données disparates, de pouvoir intégrer les meilleurs et les plus récents outils sans rupture, tout en étant facile à utiliser.
Ensuite, le Michigan a reconnu l’importance de sauvegarder les données sensibles, même si elles sont partagées pour le plus grand bien de l’Etat. La sécurité est une préoccupation majeure et l’Etat a établi les protections nécessaires à de nombreux niveaux. Par exemple, même si les données de plusieurs agences se trouvent dans l’entrepôt de données, seules les données qui doivent être reliées entre elles sont partagées. Et puisqu’un ensemble de données peut être accédé en dehors de l’agence qui les contrôle, ce contrôle de la donnée peut se faire au niveau du modèle, de la table, du champ, ou même de la rangée. La donnée peut être partagée juste pour une analyse, et quand celle-ci est finie, le partage est terminé. L’agence d’où vient la donnée en définit les droits d’accès et la sécurité, et le système sait qui accède à quoi. Ainsi la donnée est protégée d’un côté par la sécurité d’accès, et de l’autre côté par la capacité de suivre quelles sont les données accédées par chaque utilisateur.
De plus le Michigan a compris l’importance de l’intégrateur choisi pour mettre en place et faire évoluer le Système d’Informatique Décisionnelle. Il ne doit pas simplement fournir une technologie, mais aussi fournir une expertise métier, des services de consultant, de l’assistance et de l’accompagnement, tout en étant à l’aise pour travailler avec des employés de l’Etat sur des données sensibles. La grande expérience de Bull Services tant au niveau local qu’au niveau de l’Etat, ajoutée à son expertise et à sa méthodologie en Business Intelligence, ont rassuré le Michigan. Par exemple, pour la communication, Bull Services a travaillé avec les différentes agences pour fournir les informations nécessaires à la direction de l’Etat sur la solution BI, pour faire circuler à travers les Départements un rapport annuel sur l’utilisation du système, et à aider l’Etat à préparer de la documentation sur les nombreuses récompenses et prix qu’il a gagnés pour sa solution d’Informatique Décisionnelle.
L’Etat a aussi reconnu le besoin de créer un identifiant commun dans différents ensembles de données. Ainsi, on peut facilement relier de nouvelles sources de données aux données existantes afin de fournir aux utilisateurs un accès à toutes les données relative à une personne précise. Ce concept sera critique quand il faudra identifier les relations entre les données au fur et à mesure que l’Etat agrandit son entrepôt de données global.

Quelles sont les meilleures pratiques et les pièges à éviter quand on met en oeuvre un projet BI de cette envergure ?
Beaucoup de “meilleures pratiques” ont été décrites dans les paragraphes précédents. Mais il est aussi important de souligner que l’Etat et l’intégrateur doivent conserver un niveau élevé de communication et de confiance, et ceci depuis les discussions initiales et le calendrier du projet jusqu’à sa mise en œuvre et ses extensions. Ceci est très différent de la relation classique entre un client et un vendeur de produit. La relation entre un client et un vendeur de solution globale d’informatique décisionnelle est davantage un partenariat. Bull Services et l’Etat du Michigan ont créé un tel partenariat avec succès.
L’Etat du Michigan et Bull ont réellement surmonté des obstacles pour atteindre ce succès. Dès le début, la collecte et le nettoyage des données ont été des vrais défis, mais cela est devenu de plus en plus facile à chaque ajout de nouveaux ensembles de données dans l’entrepôt de données. De plus, Bull Services et l’Etat ont travaillé ensemble pour créer un environnement BI spécifique, comme complément et supplément de l’environnement transactionnel (le système qui traite les transactions, envoie les chèques aux bénéficiaires etc.). L’informatique décisionnelle est un environnement de questions et de requêtes posées par les utilisateurs, construit pour mener des analyses poussées transformant les données en connaissance. Sa structure et sa mission diffèrent entièrement de l’environnement transactionnel classique.

Quels bénéfices en avez-vous tirés, et en tirez-vous aujourd’hui ?
Le Michigan a retiré un énorme bénéfice, pour les finances et pour les programmes, de sa solution BI, une des plus sophistiquées des Etats-Unis. Des analystes, des revues et d’autres Etats ont cité le Michigan comme un modèle à imiter quant à l’Informatique Décisionnelle. De fait, l’entrepôt de données du Michigan, un des premiers de cette nature et de cette ampleur aux Etats-Unis, a servi de modèle pour des réalisations similaires mises en œuvre par Bull Services pour l’Illinois, le Minnesota, New-york et l’Utah.
Comme mentionné auparavant, l’entrepôt de données aide à rechercher et à découvrir les fraudes et les abus, à mener des analyses de données très poussées, et à interpréter des situations-types. En plus du bond de la dernière place à la première place pour la vaccination infantile déjà évoquée, le Michigan a obtenu de nombreux bénéfices, dont les suivants :
• Des économies annuelles pour le DCH estimées à près de 200 M$ (analyses détaillées sur les soins, primes fédérales, sanctions fédérales évitées etc.). Un chiffre qui devrait continuer à croître.
• Les dépenses administratives de Medicaid ont baissé de 25%.
• Le DCH a doublé le nombre de fraudes à Medicaid détectées.
• L’Etat est mieux à même d’évaluer les plans de santé publique, le taux des remboursement et les politiques, et donc de maximiser les économies du programme Medicaid, tout en assurant la qualité des soins.
• L’entrepôt de données du Système d’Informatique Décisionnelle permet à l’Etat de suivre et de justifier les dépenses pharmaceutiques de Medicaid.
• Le SID aide à identifier les doublons pour réduire le nombre de cas où une même personne obtient des services similaires ou identiques provenant de plusieurs programmes.
• Le SID contribue à la suppression des paiements indus. Par exemple, comparer la liste des bénéficiaires et celle des personnes décédées réduit beaucoup la fraude.
• L’entrepôt de données sert à étudier les cas d’assistance financière et de bons d’alimentation, suivant ainsi près d’un milliard de dollars provenant des contribuables. Le DHS utilise aussi le SID pour auditer et analyser les transferts électroniques EBT (Electronic Benefits Transfer), tant auprès des bénéficiaires individuels que des commerçants.
• Les travailleurs sociaux qui visitent les allocataires peuvent accéder à distance à l’entrepôt de données pour avoir des données à jour et préparer ainsi des rapports rapidement et efficacement grâce à des formulaires pré-remplis, qui font gagner du temps et des ressources.
• Dans le Bureau des Revenus du Département du Trésor,le SID a aidé l’Etat à beaucoup augmenter le nombre, l’objectivité et l’efficacité des contrôles. Avec l’ancien système « papier », le Bureau était limité à 6 000 contrôles par an. Maintenant il peut en faire 450 000 auprès des entreprises, avec le même nombre d’employés, en aidant aussi à choisir les «meilleurs » candidats à contrôler.

Pour tout ceci, parmi d’autres réussites, le SID du Michigan a été récompensé par l’Association Nationale des Gouverneurs (NGA), l’Association Nationale des Directeurs Informatiques des Etats (NASCIO), The Data Warehouse Institute (TDWI) et par plusieurs revues nationales.

Comment votre projet BI va-t'il évoluer ?
Au Michigan, cette évolution a déjà commencé. Au cœur de celle-ci se trouve la volonté et l’envie de davantage d’agences et de départements d’ajouter leurs données au SID pour améliorer leur efficacité et fournir de meilleurs services.
L’ajout majeur le plus récent a été le projet d’Entrepôt de Données Judiciaire du Michigan parrainé par le SCAO (Michigan State Court Administrative Office), un des projets les plus ambitieux du pays. Bull Services va finalement combiner les données de plus de 251 tribunaux différents (locaux, successions et tutelles, affaires familiales, etc.), intégrant les affaires criminelles, civiles, commerciales et des mineurs dans l’entrepôt de donnés du SID. Ce projet va standardiser les données au sein du système judiciaire du Michigan, autorisant les juges, les greffiers, et les curateurs à connaître l’activité d’une personne quel que soit le tribunal auquel elle a eu à faire. Cela permet essentiellement d’obtenir « la version unique de la vérité » à travers la possibilité d’une recherche par nom au niveau de l’Etat.
Quand ce projet sera terminé, les juges, les greffiers et les administrateurs auront accès à des données standardisées et globalisées avec de forts contrôles et sécurités d’accès. Un tribunal pourra suivre les personnes dans tout le système des tribunaux, l’activité judiciaire sera plus rapide et moins coûteuse, et les tribunaux pourront finalement prédire – et non simplement constater- l’impact du changement des politiques et des lois.
Nous avons déjà mentionné le programme en cours de lutte contre la fraude entrepris par le DHS concernant l’assistance financière et alimentaire, et les soins pour enfants. Ce programme est le premier du pays. Les enquêteurs ont déjà identifié des millions de dollars récupérables en reliant les données sur les bénéficiaires, les salaires et le chômage dans l’entrepôt de données pour des analyses et des comparaisons de grande ampleur.
Ce sont juste deux exemples des capacités universelles de la solution BI de Bull Services pour l’Etat du Michigan. L’Etat continue de mettre en avant ses idées, ses suggestions et ses programmes innovants, et la solution de Bull Services continue à avoir la flexibilité et la robustesse nécessaires pour les mettre en application.